Terminbuchung und Patientenportal für eine Privatklinik
Für eine Privatklinik mit zwei Standorten haben wir ein Online-Buchungssystem und ein Patientenportal entwickelt, das die telefonische Belastung der Rezeption reduziert und einen sicheren Kanal für Befunde bietet.
Die Ausgangslage
Die überwiegende Mehrheit der Termine wurde telefonisch vereinbart, was zu Stoßzeiten lange Wartezeiten verursachte; die Rezeption kam mit Änderungen und Absagen kaum hinterher. Befunde wurden per E-Mail verschickt — weder komfortabel noch vertrauenserweckend. Die Ärzte nutzten unterschiedliche Kalender, sodass freie Kapazitäten schwer erkennbar waren.
Unsere Lösung
Wir konzipierten ein Buchungssystem, das freie Termine aus den tatsächlichen Sprechzeiten der Ärzte und dem Zeitbedarf der Untersuchungsarten berechnet und die Kalender beider Standorte in einer Oberfläche verwaltet. Patienten registrieren sich einmal, buchen, ändern und stornieren Termine selbst, erhalten E-Mail- und SMS-Erinnerungen und rufen ihre Befunde nach Anmeldung über einen verschlüsselten Kanal ab. Das System wurde gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten der Klinik gemäß DSGVO-Anforderungen gestaltet.
Das Ergebnis
Der Anteil der Online-Buchungen wächst stetig, die Rezeption bearbeitet seit der Einführung spürbar weniger Routineanrufe, und dank automatischer Erinnerungen werden weniger Termine vergessen. Die Klinik hat inzwischen einen dritten Standort eröffnet — das System folgte der Expansion ohne Anpassungen.
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