Vermietungssystem für einen Maschinenverleih
Wir ersetzten die Excel-Verwaltung eines Verleihers mit zwei Standorten und mehreren hundert Kleinmaschinen durch einen Buchungskalender, QR-Code-Geräteverfolgung und automatisierte Vertragsabwicklung.
Die Ausgangslage
Die Verfügbarkeit der Maschinen wurde in einer gemeinsamen Excel-Tabelle geführt, was regelmäßig zu Doppelbuchungen führte — Kunden erfuhren mitunter erst vor Ort, dass die reservierte Maschine tatsächlich bei jemand anderem war. Mietverträge und Kautionsverwaltung liefen handschriftlich, und die vorgeschriebenen Wartungen verzögerten sich oft, weil nichts auf die Fälligkeit hinwies.
Unsere Lösung
Jede Maschine erhielt eine QR-Code-Identität, und die Verfügbarkeit wird in einem gemeinsamen Buchungskalender für beide Standorte angezeigt. Bei der Ausgabe generiert das System den Mietvertrag automatisch aus dem gescannten Code, den Partnerdaten und der Kaution; bei der Rücknahme erfasst es Betriebsstunden und Zustand. Wartungen werden anhand der Betriebsstunden und des Kalenders automatisch eingeplant, und Stammkunden können die Verfügbarkeit für ihren Wunschzeitraum über eine einfache Weboberfläche prüfen.
Das Ergebnis
Doppelbuchungen sind seit der Einführung verschwunden, ein Vertrag ist in Sekunden statt Minuten erstellt, und erstmals wurde sichtbar, wie viel einzelne Maschinen ungenutzt stehen — der Kunde hat daraufhin die Zusammensetzung des Maschinenparks angepasst. Dank der Wartungserinnerungen sind die Maschinen zuverlässiger, mit weniger Ausfällen während der Vermietung.
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